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文电收阅制度

时间:2018年10月11日 | 来源:本站原创 | 点击数: | 返回上一页

文电收文的办理

 

收文流程:收文登记、编号――校办拟办――领导批办――分送――阅办――办结――归档。 

学校外来收文包括中共中央、中共中央办公厅、教育部、省委、省政府、省教育厅、省卫生和计划生育委员会、省财政厅、市委、市政府文件和会议纪要、密码电报等公文。收文统一由校办秘书科签收、登记、编号,校办负责人提出拟办意见,由校办秘书科按程序呈送学校党、政主要领导或校级领导班子成员批示。     

一、收文登记。校办秘书科从全省公文交换中心接收外来纸质文件,通过省委机要通讯专网接收密码电报和内部明电,对来文单位、来文标题、来文文号等信息进行系统登记、编号,并填写学校文件传阅单。属于督查范围的应注明督查件。

二、校办拟办。校办秘书科将收文登记处理后送至校办负责人,由校办负责人根据公文的性质、重要程序、涉密程度、办理时间要求、内容所涉及的职权范围等对收文如何办理签署建议性处置意见,再由校办秘书科文件管理人员将收文送呈给学校党、政主要领导或分管领导批示。如收文涉及到重大政策调整、重要人事变动、重要活动要求或收文内容涉及到多个部门、多个方面工作的或其他分管领导不能定夺的事项等,党委收文送呈党委书记批示,行政收文送呈校长批示;如收文内容涉及到单个部门、单方面工作的,则按学校领导班子成员工作分工,送呈给相应的分管领导批示。

文件拟办者必须要弄清来文的背景与意图,必要时还应查阅有关文件,对有关情况进行调查研究,以使拟办的意见具有法规依据与事实依据,切实可行。     

三、领导批办。学校党、政主要领导或分管领导对来文签署明确的指示性、决策性意见,对相关领导或部门提出办理要求。圈阅或者签名的,视为同意。         

四、分送。校办秘书科根据领导批示意见,将收文分送给有关领导或部门、人员阅知、办理。校办秘书科文件管理员必须及时处理各类公文,并对公文运转过程中的每个环节及其交接时间、经手人等进行认真记录。分办公文要求分清轻重缓急,优先处理紧急重要的公文。每天下班前,应将所有校办负责人或校领导签批的公文按批(拟)办意见分送有关校领导并通知承办部门领取。承办部门领取文件时,接收人员必须签字。 

五、阅办。相关领导或职能部门、人员收到文件后对公文进行阅读、贯彻执行与办理。在阅办中应注意分清轻重缓急,努力协调与理顺各方面的关系,提高阅办的效率。

承办部门应当及时处理公文,对于不属本部门职权范围或不宜由本部门办理的公文,应当及时退回校办秘书科并说明理由。对于确因客观原因不能在规定时限内办理完毕的,应及时向来文机关讲明原因并取得同意。对于两个以上部门同时办理的公文,主办部门应当与协办部门主动协商,及时处理。未经公文制发机关同意或授权,党内文件阅读范围不得自行扩大。

各部门确因工作需要须复制公文时,需经校办负责人批准,方可复制。复制件应当注明复制部门名称、日期。复制的公文,应当加盖学校公章,视同原件管理。

六、办结。文件根据领导批示处理后,相关领导或职能部门、人员必须署名,并签注办结日期,及时归还校办秘书科文件管理员。

七、归档。校办秘书科文件管理员将每年度校办办理完毕的公文根据公文归档要求送至校办档案统计科进行归档。校办档案统计科要根据《中华人民共和国档案法》和学校文档管理有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理(立卷)归档。任何部门或个人不得保存应当归档的公文。对于未按期交回的文件,校办档案统计科必须及时进行清理、催交、归档。

两个以上部门联合发文的公文,原件由主办部门归档。

各部门工作人员调离工作岗位时,应将本人暂存、借用的公文及时移交、清退。

 

 

“三秘”文件的办理

 

“三秘”文件的办理按有关规定执行,不允许在OA系统中流转。

一、密件清点登记。校办秘书科机要员对收到的“三秘”文件要认真进行清点登记,注明收文时间、文件编号、标题、密级、紧急程度、份数及每一份的编号等。 

二、领导传阅或办理。校办秘书科机要员将收到的密件填写学校内部明电传阅单后,标注秘密等级,送呈校办负责人签署拟办意见。需送领导传阅的,遵循“根据工作需要知悉”和“知悉范围最小化”原则,严格按照学校保密制度相关规定由专人专件送领导批示或进行传阅。校办秘书科机要员必须用专用文件夹送呈领导传阅(重要密件按职务从高到低传阅,一般密件可不按职务高低进行传阅),每位领导传阅后要及时退回校办秘书科机要员继续传阅。

三、密件保管。校办秘书科机要员要将密件保管在机要室,文件阅后及时要将密件放入文件柜。传阅人阅后均需在签字单上签名确认,不允许任何个人以任何名义留存、复印密件,不允许任何个人以任何名义横向阅读、擅自扩大或缩小阅读范围、擅自复制汇编文件信息资料行为。 

如需借阅密件,需严格按规定办理借阅手续,用后及时退回机要室。 

四、密件归档及清退。密级文件处理完后,校办秘书科机要员要进行分类,对于没有留存价值的密件需按照年度和省保密委有关要求及时做好密件清退工作。清退时,机要秘书要登记造册,履行审批手续,以正式文件形式上报省保密委,清理销毁报告附详细的清理销毁文件数量、文号、秘密等级清单,由专人专车送省保密委文件销毁中心进行统一销毁。学校留存的密件由校办档案统计科负责统一保管存放。

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