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甘肃中医药大学办公室文件管理办法

时间:2018年10月11日 | 来源:本站原创 | 点击数: | 返回上一页

一、目的

为促进学校文件管理规范化、制度化,提高文件管理质量,确保文件的有效性和系统化,特制定本管理办法。

二、范围

本办法适用于学校各部门文件的管理。

三、职责

(一)收文

收文的管理分别按照省委收文、教育厅收文、涉密文件、其他单位收文以及传真文件等按照来文单位由专人分别编号、装册管理,电子文档做好整理备份工作。涉密文件的管理应按照涉密文件管理的有关规定严格操作,规范管理。

(二)校内发文

校内发文一般分为行政发文和党委发文,由秘书科将办文部门归档后的文件分别按照行政发文和党委发文编号、装册管理,并做好电子文档的整理备份工作。

(三)各类纪要

目前,学校常见的机要文件有校长办公会纪要、党委常委会纪要以及和平校区规划建设领导小组会议纪要三类,由会议记录人员同时做好各类会议纪要的整理、编号以及装册工作。

(四)一般性传阅文件

对于一般性部门传阅文件,由部门成员传阅签字后,按照登记、编号、装册等流程管理。

四、文件归档

    每年年底,由本部门负责文件管理的成员按照学校档案馆有关要求,将需要归档的文件进行移交,并办理移交手续。 涉密文件按照涉密文件处理办法进行处理。

五、公文的行文格式要求

(一)公文用纸幅面尺寸及版面要求

1.幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm。

2.版面

(1)页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。

(2)字体和字号

如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

(3)行数和字数

一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

(4)文字的颜色

如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

(二)公文格式各要素编排规则

1.公文格式各要素的划分

版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

2.版头

版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

(1)份号:公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

(2)密级和保密期限:涉密公文应当根据涉密程度,标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注;密级和保密期限之间用“★”隔开;如果只标密级不标保密期限,“绝密”、“机密”或“秘密”两字之间空1字。

(3)紧急程度:根据紧急程度,公文标注“特急”、“加急”;紧急电报标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。如只标注份号,不标注密级和保密期限,紧急程度编排在版心左上角第二行。如同时标注份号、密级和保密期限,紧急程度编排在版心左上角第三行,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。如既不标注份号,又不标注密级和保密期限,紧急程度编排在版心左上角第一行。

(4)发文机关标志:由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成,居中红色套印在文件首页上端。

发文机关标志位置,不再区分上行文和平行文、下行文,统一为上边缘至版心上边缘为35mm,再加上天头37mm,发文机关标志到上页边为72mm,居中排布。推荐使用红色小标宋体字,字号不得大于18mm×15mm(高×宽),以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;“文件”二字置于发文机关名称右侧,以联合发文机关名称为准上下居中排布;行政机关与同级或相应的党的机关、人民团体联合行文,按照党、政、群的顺序排列。如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

学校各院、部、处室行文时,只许有发文机关全称或规范化简称,不得在后面加“文件”两字,居中红色套印在文件首页上端。

(5)发文字号:由发文机关代字、年份和序号组成,编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

联合行文时,只标注主办机关的发文字号。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

(6)签发人:只用于上行文,由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,编排在发文机关标志下空二行,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字,签发人姓名居右空一字;“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

签发人必须是本单位正职或主持工作的负责人。

3.主体

主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

(1)标题:由发文机关名称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形,不应使用长方形或沙漏形。

标题必须加发文机关名称,发文机关名称可用发文机关全称或规范化简称。

(2)主送机关:主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称,用3号仿宋体字,居左顶格编排于标题下空一行位置,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。

(3)正文:公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格,数字、年份不回行。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字,第二层用楷体字加粗,第三层用仿宋体字加粗,第四层用仿宋体字。

(4)附件说明:公文如有附件,在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字,后标全角冒号和名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

批转转发印发类公文,被批转、转发、印发的内容在公文正文中不加附件说明。

(5)发文机关署名:署发文机关全称或者规范化简称。

单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,主办机关在前,每排最多排3个。

(6)成文日期:署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。电报署发出的日期。

成文日期编排在正文之下,一般空两行右空四字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应当标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

(7)印章:发文机关印章应与署名机关相符,印章用红色,不得出现空白印章。

单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时,应当采取调整行距、字距的措施解决,使印章和正文同处一面,不得采取标注“此页无正文”的方式解决。

(8)附注:即公文需要说明的其他事项,如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。如有附注,用3号仿宋体字,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

“请示”公文必须在附注处注明联系人和电话。

(9)附件:应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

4.版记

版记包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素,不再标注“主题词”。

(1)版记中的分隔线:版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

(2)抄送机关:如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

(3)印发机关和印发日期:一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期以公文付印的日期为准,并右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。版记应编排在公文最后一面(双页)。如果附件是公文,该公文后面也有版记,应当隐去被转载公文的原版记。正式公文应当标识自己的版记。

(4)页码:一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。

公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

 

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