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甘肃中医药大学公文处理办法(修订)

 

 

 

甘肃中医学院公文处理办法(修订)

 

第一章    

第一条  为使学院公文处理工作更加规范化、制度化、科学化,根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》、《国家行政机关公文格式》等文件精神,结合学院实际,修订本办法。

第二条  学院党政机关公文,是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  本办法适用于我院党委、行政及各中层单位书面形式的公文处理。院内其他基层单位公文处理工作可参照执行本办法。

第六条  学院办公室是我院公文处理工作的管理机构,主管学院公文处理工作,并对院内各部门公文处理工作进行业务指导和督促检查。各部门办公室(或综合办事机构,下同)负责本单位公文处理工作。

第七条  学院办公室及各单位办公室应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,提高工作质量和效率。

第二章  公文种类

第八条  我院公文种类主要有:

(一)决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知

适用于发布、传达要求院内各单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(六)通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

(八)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复

适用于答复院内各单位请示事项。

(十)函

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条  公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%pH值为7.59.5

幅面尺寸:公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210 mm×297 mm

页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37 mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28 mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm

字体和字号:如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

行数和字数:一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

文字的颜色:如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

第十条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发单位和印发日期、页码等组成。

第十一条  本办法将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

(一)版头

1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号,一般用63号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。标注紧急程度时,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。

4.发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。

发文单位标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时,如需同时标注连署发文单位名称,一般应当将主办单位名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文单位名称右侧,以联署发文单位名称为准上下居中排布。

5.发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。编排在发文单位标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿位伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿位伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。党委文件分隔线中间加“★”。

(二)主体

1.标题。由发文单位名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,标注方法同抄送机关。

3.正文。公文的主体,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:l.XXXXX);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文单位署名、成文日期和印章。

发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

1)加盖印章的公文。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。

成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

单一单位行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名,印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名,最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

2)不加盖印章的公文。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

单一单位行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文单位署名,在发文单位署名下一行编排成文日期,首字比发文单位署名首字右移二字,如成文日期长于发文单位署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文单位署名右空字数。

联合行文时,应当先编排主办部门署名,其余发文部门署名依次向下编排。

3)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(1不编为01)

4)特殊情况说明。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

6.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(三)版记

1.版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

3.印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发单位左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(l不编为01),后加“印发”二字。

版记中如有其他要素,应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。

第十二条  页码。公文页数顺序号。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

第十三条  公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

第十四条  公文的特定格式。

(一)信函格式。

发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30 mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办单位标志。

发文单位标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的78

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的78

标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的78

首页不显示页码。

版记不加印发单位和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

(二)纪要格式。

纪要标志由“XXXXX纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35 mm,推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

第四章  行文规则

第十五条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十六条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十七条  向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

(二)向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、行政同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

(三)下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。

(四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(五)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

(六)受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

第十八条  向下级单位行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级机关。

(二)学院办公室根据学院党委、行政授权,可以向下级党委、行政行文,其他部门和单位不得向下级党委、行政发布指令性公文或者在公文中向下级党委、行政提出指令性要求。

(三)党委、行政的部门在各自职权范围内可以向下级党委、行政的相关部门行文。

(四)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。

(五)上级机关向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该下级单位的另一个上级机关。

第十九条  同级党政单位、党政单位与其他同级单位必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作,不得联合行文。

党委、行政的部门依据职权可以相互行文。

部门内设机构除学院办公室外不得对外正式行文。

第五章  公文拟制

第二十条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十一条  公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(七)单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十二条  院党委或行政印发的公文,在送有关领导签发前,由学院办公室进行审核;各单位印发的公文,由本单位办公室审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要发文单位审议的重要公文文稿,审议前由发文单位办公室进行初核。

第二十三条  经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

第二十四条  公文应当经本单位负责人审批签发。重要公文和上行文由单位主要负责人签发。党委、行政的办公室根据党委、行政授权制发的公文,由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第六章  公文办理

第二十五条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十六条  收文办理主要程序是:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传延误

(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十七条  发文办理主要程序是:

(一)复核。经发文单位负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十八条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十九条  需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。

第七章  公文管理

第三十条  各部门应当建立健全本机关公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第三十一条  党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。中共甘肃中医学院保密委员会建立机要保密室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十二条  公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十三条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。

经批准公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第三十四条  复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十五条  公文的撤销和废止,由发文单位、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十六条  涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十七条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十八条  单位合并时,全部公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。     

工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十九条  新设立的单位应当向学院办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,机关合并或者撤销时,相应进行调整。

第八章   

第四十条  党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

第四十一条  法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十二条  其他单位的公文处理工作,可以参照本办法执行。

第四十三条  本办法由学院办公室负责解释。

第四十四条  本办法自201311日起执行。《甘肃中医学院公文处理办法(试行)》(200691日起执行)停止执行。

 

                                                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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