English Version | 书记信箱 | 校长信箱 | 校办主任信箱 | 万年历 | 今日天气

今天是:

学校首页

学校简介

学校领导

机构设置

周安排

工作职责

综合信息

校友会

《文电收阅制度》

校办字〔2014217

文电收文的办理

 

收文流程:收文登记、编号――校办拟办――领导批办――分送――阅办――办结――归档。 

学校外来收文包括中共中央、中共中央办公厅、教育部、省委、省政府、省教育厅、省卫生和计划生育委员会、省财政厅、市委、市政府文件和会议纪要、密码电报等公文。收文统一由校办秘书科签收、登记、编号,校办负责人提出拟办意见,由校办秘书科按程序呈送学校党、政主要领导或校级领导班子成员批示。     

一、收文登记。校办秘书科从全省公文交换中心接收外来纸质文件,通过省委机要通讯专网接收密码电报和内部明电,对来文单位、来文标题、来文文号等信息进行系统登记、编号,并填写学校文件传阅单。属于督查范围的应注明督查件。

二、校办拟办。校办秘书科将收文登记处理后送至校办负责人,由校办负责人根据公文的性质、重要程序、涉密程度、办理时间要求、内容所涉及的职权范围等对收文如何办理签署建议性处置意见,再由校办秘书科文件管理人员将收文送呈给学校党、政主要领导或分管领导批示。如收文涉及到重大政策调整、重要人事变动、重要活动要求或收文内容涉及到多个部门、多个方面工作的或其他分管领导不能定夺的事项等,党委收文送呈党委书记批示,行政收文送呈校长批示;如收文内容涉及到单个部门、单方面工作的,则按学校领导班子成员工作分工,送呈给相应的分管领导批示。

文件拟办者必须要弄清来文的背景与意图,必要时还应查阅有关文件,对有关情况进行调查研究,以使拟办的意见具有法规依据与事实依据,切实可行。     

三、领导批办。学校党、政主要领导或分管领导对来文签署明确的指示性、决策性意见,对相关领导或部门提出办理要求。圈阅或者签名的,视为同意。         

四、分送。校办秘书科根据领导批示意见,将收文分送给有关领导或部门、人员阅知、办理。校办秘书科文件管理员必须及时处理各类公文,并对公文运转过程中的每个环节及其交接时间、经手人等进行认真记录。分办公文要求分清轻重缓急,优先处理紧急重要的公文。每天下班前,应将所有校办负责人或校领导签批的公文按批(拟)办意见分送有关校领导并通知承办部门领取。承办部门领取文件时,接收人员必须签字。 

五、阅办。相关领导或职能部门、人员收到文件后对公文进行阅读、贯彻执行与办理。在阅办中应注意分清轻重缓急,努力协调与理顺各方面的关系,提高阅办的效率。

承办部门应当及时处理公文,对于不属本部门职权范围或不宜由本部门办理的公文,应当及时退回校办秘书科并说明理由。对于确因客观原因不能在规定时限内办理完毕的,应及时向来文机关讲明原因并取得同意。对于两个以上部门同时办理的公文,主办部门应当与协办部门主动协商,及时处理。未经公文制发机关同意或授权,党内文件阅读范围不得自行扩大。

各部门确因工作需要须复制公文时,需经校办负责人批准,方可复制。复制件应当注明复制部门名称、日期。复制的公文,应当加盖学校公章,视同原件管理。

六、办结。文件根据领导批示处理后,相关领导或职能部门、人员必须署名,并签注办结日期,及时归还校办秘书科文件管理员。

七、归档。校办秘书科文件管理员将每年度校办办理完毕的公文根据公文归档要求送至校办档案统计科进行归档。校办档案统计科要根据《中华人民共和国档案法》和学校文档管理有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理(立卷)归档。任何部门或个人不得保存应当归档的公文。对于未按期交回的文件,校办档案统计科必须及时进行清理、催交、归档。

两个以上部门联合发文的公文,原件由主办部门归档。

各部门工作人员调离工作岗位时,应将本人暂存、借用的公文及时移交、清退。

 

 

 

 

 

 

“三秘”文件的办理

 

“三秘”文件的办理按有关规定执行,不允许在OA系统中流转。

一、密件清点登记。校办秘书科机要员对收到的“三秘”文件要认真进行清点登记,注明收文时间、文件编号、标题、密级、紧急程度、份数及每一份的编号等。 

二、领导传阅或办理。校办秘书科机要员将收到的密件填写学校内部明电传阅单后,标注秘密等级,送呈校办负责人签署拟办意见。需送领导传阅的,遵循“根据工作需要知悉”和“知悉范围最小化”原则,严格按照学校保密制度相关规定由专人专件送领导批示或进行传阅。校办秘书科机要员必须用专用文件夹送呈领导传阅(重要密件按职务从高到低传阅,一般密件可不按职务高低进行传阅),每位领导传阅后要及时退回校办秘书科机要员继续传阅。

三、密件保管。校办秘书科机要员要将密件保管在机要室,文件阅后及时要将密件放入文件柜。传阅人阅后均需在签字单上签名确认,不允许任何个人以任何名义留存、复印密件,不允许任何个人以任何名义横向阅读、擅自扩大或缩小阅读范围、擅自复制汇编文件信息资料行为。 

如需借阅密件,需严格按规定办理借阅手续,用后及时退回机要室。 

四、密件归档及清退。密级文件处理完后,校办秘书科机要员要进行分类,对于没有留存价值的密件需按照年度和省保密委有关要求及时做好密件清退工作。清退时,机要秘书要登记造册,履行审批手续,以正式文件形式上报省保密委,清理销毁报告附详细的清理销毁文件数量、文号、秘密等级清单,由专人专车送省保密委文件销毁中心进行统一销毁。学校留存的密件由校办档案统计科负责统一保管存放。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

甘肃中医学院内部发文的办理

 

职能部门行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和操作性。必要时职能部门可以联合行文。属于职能部门各自职权范围内的工作,不得联合行文。

各部门与同级部门依据职权可以相互行文。

校内各内设机构除校办外不得对外正式行文。

发文流程:拟稿――部门审核――校办审核――会签――签发--编号――校对――排版――用印――分发――归档。 

校内各部门拟稿需以学校名义下发的公文,需填写甘肃中医学院发文稿纸,先由校办秘书科对文件格式进行审核,再由拟稿部门送呈分管领导或主要领导审批签发。

    一、拟稿:由各部门根据工作需要进行发文拟稿。公文起草应当达到以下要求:

(一)符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现发文部门意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)从实际出发,深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见,所提措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)公文涉及其他部门或者部门职权范围内的事项,必须征求意见,达成一致。

(六)部门负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。

    二、部门审核:部门负责人对由拟稿人所拟文稿需进行标题、文种、正文等的认真审核修改,签署意见,自负文责。

三、校办审核:拟稿部门先将文稿交至校办秘书科进行文件格式的审核,再由校办负责人对所发文件的标题、文种、正文等进行复审修改,并签署办理意见。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规;是否符合保密要求;是否完整准确体现发文意图;是否同现行有关公文相衔接;所提措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关部门或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其他内容是否符号公文起草的要求。

经校办负责人审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门;符合发文条件但内容需要作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。

    四、会签:会签部门领导对所发文件内容进行审核修改,如同意会签,需署名。

    主办部门起草的文稿中涉及调查研究、重要数据的须经发展规划处会稿;涉及人事管理的须经人事处会稿;涉及教学活动的须经教务处会稿;涉及科技工作的须经科技处会稿;涉及经费管理和资金拨付的须经计划财务处会稿;根据文稿内容可由校办负责人提出具体会稿要求。

五、签发:拟稿部门将拟稿送呈给分管领导或主要领导签发。分管领导或主要领导对所发文件进行审核,如同意签发,需签署明确意见、姓名和完整日期。 

六、编号:校办秘书科对经校领导签发、复核后的公文按下发文件顺序进行编号,并详细记载签发情况,发文部门不得自行编文号或指定文号。  

七、校对:拟稿人对发文进行再次校对、修改。 

八、排版:拟稿部门必须严格按照《甘肃中医药大学公文处理办法(修订)》的相关要求对文件进行规范排版。 

九、用印:公文印制后由校办综合科对所发文件按照公文类型进行用印。未经校办负责人审核和校领导签发的文件,校办综合科不得用印。 

十、分发:主办部门将正式文件装订好后,按照文件分发范围将文件下发给相关人员及部门或上传至学校OA系统。 

十一、归档:主办部门需将两份正式文件连同签发纸一并送交校办秘书科进行存档,同时需将文件电子稿发送至校办邮箱(yb@gszy.edu.cn),并注明文件归档。

十二、公文的撤销和废止,由发文部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

十三、校办要严格控制和减少发文数量,做到可发可不发的公文坚决不发,已经公开播发或见报的不再印发;能用电话、传真等办理的公文,一般不再正式发文;凡是通过学校OA系统上传的公文,不再印发纸质公文;领导讲话、介绍推广基层经验,采用简报形式,不发文件,或尽可能使用函号。对布置单项工作或短期工作的文件一般均使用函号。 

                                                                 2014125

 

版权所有©甘肃中医药大学 Copyright © 2015. All rights reserved
地址: 甘肃.兰州.定西东路35号 邮编:730000 电话:8765555